Бесплатная помощь при организации мероприятия, свободные руки и лишний трезвый ум — от такого отказаться сложно. Но где искать и как мотивировать людей, которые ничего вам не должны?
Фото: Grigory Galantny
Мы поговорили с организатором мероприятий, куратором волонтеров и руководителем волонтерской организации и составили для вас подробный мануал о том, что доверить волонтерам, где их искать и как отблагодарить.
Прежде чем искать волонтеров, убедитесь, что они вам действительно нужны.
Волонтеры пригодятся, если вы проводите массовое событие с большой проходимостью. Если на событии много зон и активностей, которые нужно контролировать. Событие со сложной системой проверки билетов и сложной логистикой. Событие с индивидуальным подходом к каждому гостю, где любому посетителю нужно выделить свою долю внимания, встретить, проводить или выдать какие-либо материалы.
Где искать волонтеров?
Социальные сети — это основной источник привлечения волонтеров на ваше мероприятие. Чаще всего анонсы для набора волонтеров размещаются на страницах события в FB, Instagram и ВКонтакте. Они дают наибольший отклик, так как именно в соцсетях собрано огромное количество людей, которое внимательно следит за вашими новостями, проектами, и, вероятно, именно им захочется познакомиться с вами поближе, попробовать повзаимодействовать с вами, получить опыт работы в команде.
Мария Кутьина
Продюсер публичной программы и координатор волонтеров Института медиа, архитектуры и дизайна «Стрелка»
«Каждый сезон мы делаем большой анонс о наборе волонтеров на страницах в социальных сетях, которые дают отличный отклик. В этом, например, к нам поступило более 250 заявок. У „Стрелки“ есть определенный статус и имидж, который мы нарабатывали годами, а вместе с ним и огромное сообщество лояльных и интересующихся людей, которым априори близки наши ценности и программы, которые хотят участвовать и создавать что-то вместе с нами. Получается, что когда есть такое сообщество, его не нужно искать — нужно просто обратиться и рассказать о возможностях.
Еще один вариант — это партнеры. Если у них есть волонтеры, можно объединять силы. Мы так несколько лет подряд делаем большие программы с Beat Film Festival — их ребята всегда рады помочь на нашей площадке, наши ребята — с удовольствием помогают на их показах».
Также можно разместить информацию о вашем мероприятии в ВУЗах, студенческих общежитиях. Этот способ подойдет для мероприятий, которые близки студентам по тематике. В интересных для них проектах они с радостью принимают участие на безвозмездной основе ради опыта, новых знакомств и возможностей.
Еще один способ найти волонтеров — разместить информацию в специальных волонтерских группах или организациях, потому что, как правило, у людей там уже есть опыт и понимание принципов такой работы.
Дмитрий Антонов
Заместитель директора АНО «Добровольцы Петербурга»
«Мы либо сами ищем проекты, которые, по нашему мнению, были бы интересны волонтерам и мы уверены, что на эти проекты люди запишутся и придут помогать. Либо к нам мероприятия поступают извне, обращаются организаторы или городские комитеты, когда у них через месяц мероприятие. К нам приходит заявка из комитета и мы уже ее обрабатываем. У нас есть специальная форма, которую мы скидываем организаторам, в ней есть пункты: название и описание мероприятия, какую работу доверяют волонтерам, график работы, что им будет предоставлено, особенные пожелания. Например, на некоторые мероприятия просят строго от 18 до 25 лет. В других можно участвовать с 16 до 30 лет.
Если к нам обращаются слишком поздно, либо если волонтерам ничего не предоставляют мы отказываем организаторам. Например, до события меньше недели или даже двух или на эти даты у нас уже очень много событий. Если не дают ни благодарности, не кормят, не дают сувенирку, то ребята на такое просто не запишутся».
Какую работу доверять волонтерам?
Живые указатели/навигация
На мероприятиях со сложной навигацией можно не только поставить 10-20 планов, создать приложение и поставить таблички (хотя и про них не стоит забывать). Наличие живого волонтера, который указывает дорогу, знает, где гардероб и ближайший туалет, всегда выручает. Если мероприятие проходит в нескольких залах, на разных этажах, на площадке больше одного коридора — волонтер на этаже или коварном повороте спасет многих посетителей от опоздания на лекцию или выступление важного спикера.
Регистрация гостей
Чем больше людей встречает гостей, тем больше вероятность, что на событии не будет очереди на вход. Если у вас сложная система регистрации (проверка билета, специальных списков, внесение в базу, выдача промо-материалов и бейджа) на каждом из этапов лучше поставить сотрудника или волонтера, в зависимости от степени ответственности и сложности процедуры. Обратите внимание, что если предполагается покупка билета при входе, кассиром необходимо сделать финансово ответственного сотрудника, а не волонтера.
Выдача бейджей или раздаточных материалов/сувенирной продукции
Волонтеры выполняют хоть и второстепенные, но очень важные организаторские обязанности. Например, на Стрелке волонтеры занимаются ведением наборных досок-афиш (как на русском, так и на английском языке), которые стоят при входе на территорию, чтобы посетители всегда были в курсе программы на день. Если приезжает англоговорящий спикер,они раздают синхронные переводчики для участников. А иногда вручают сувенирную продукцию от партнеров первым 20-30 участникам.
Встреча гостей
Если вы делаете событие с небольшим количеством участников и индивидуальным подходом к ним, то стоит побеспокоиться о том, чтобы каждому посетителю уделял время и внимание специально обученный человек. Волонтер с улыбкой встретит гостя, проводит до места, ответит на вопросы, расскажет о мероприятии и оставит приятное впечатление об уровне организации.
Контроль функционирования зоны
Если мероприятие разделено на зоны, то очень важно, чтобы за каждой из них был закреплен человек. Волонтер в данном случае может следить, чтобы конкретная зона была в чистоте и порядке, и если происходят какие-то накладки в смене декораций, расписании лекторов или экспонатов, может сообщать о них организатору.
Наталья Франкель
Из книги «Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий»: «Каждый волонтер должен быть в курсе тайминга всего мероприятия и его личного тайминга (если он предполагается). Желательно, чтобы перед глазами у него была распечатка или информация в телефоне. То есть волонтер должен знать, что, например, за 60-45 минут до перерыва он должен начать убирать визитки/флаеры со столов в фойе. Потому что там нужно будет организовать кофе-брейк, на который тоже необходимо некоторое время».
Простые повторяющиеся операции
Перенос колонок в Экселе, массовое добавление в списки, простые операции часто необходимо сделать за пару дней или на самом мероприятии. Если у вас есть ответственный и дотошный волонтер и совсем нет времени, доверьте ему часть бумажной работы, четко обозначив, что нужно сделать. Не забудьте про резервные копии.
Работа помощником организатора
На одного организатора приходится слишком много задач, которые можно перепоручить отвестветственному волонтеру. Часть звонков, встреча партнеров или некритичный вопрос от участника могут быть решены помощником организатора.
Мария Карпенко
Куратор команды волонтеров фестиваля Старкон
«В зависимости от опыта работы (в том числе и на наших фестивалях) можно поручить волонтеру работу от самой простой и до более ответственной. Часто мы работаем с ребятами не один год и они уже знают площадку, работали в разных зонах фестиваля. Такие волонтеры становятся помощниками организаторов, либо отвечают за конкретные вопросы на фестивале (например, сами курируют часть волонтеров или отвечают за гардероб)».
Что не стоит доверять волонтерам?
Финансовые вопросы
Продажа билетов, оплата участия спикеров и другие финансовые вопросы должны проходить только через организаторов. Деньги стоит доверять людям, контакты которых вы знаете, а еще лучше, если вы знаете, где эти люди живут.
Уборка
Конечно, убрать стулья и стаканчики работа волонтера, если его зона ответственности это предполагает и вы это заранее оговаривали. Но сложно согласиться с тем, что волонтер должен мыть полы или выносить мешки с мусором. Эти действия можно доверить волонтеру, но рассказать про грязную работу стоит заранее, чтобы на событии это не стало неприятным сюрпризом. Лучше доверить уборку профессионалам: мотивировать волонтеров мыть полы на фестивале тяжело.
Погрузка и тяжелые работы
Как и в случае с уборкой, тяжелую физическую работу лучше доверить профессионалам. Если вы все же не готовы платить за перетаскивание столов и разгрузку стульев, заранее предупредите волонтеров, чем им придется заниматься.
Как инструктировать?
Чем точнее и подробнее будет поставлена задача, тем лучше она будет сделана. Вдумчиво расскажите и пропишите волонтеру, в чем будет состоять его работа. Что входит, а что не входит в его обязанности. Отправьте ему подробное расписание фестиваля. Обязательно передайте волонтеру контакты того, с кем нужно связаться в случае непредвиденной ситуации. На всякий случай дайте не один, а два или больше контактных телефона, например, ответственного лица и его помощника.
Насколько широким будет инструктирование зависит от вас. Вы можете только обозначить зоны ответственности и распределить помощников, но тогда дополнительных вопросов не избежать, а если они будут возникать в процессе мероприятия, на них не всегда будет время ответить. Желательно постоянно быть на связи для решения важных вопросов. Звонить не всегда удобно, потому что на мероприятиях шумно, а создать общий чат, где вы сможете общаться с волонтерами, или раздать рации — быстрый и удобный вариант коммуникации. Единый канал связи со всеми волонтерами решает много проблем. Даже если нужный вам человек не в сети, те, кто работает с ним в одной точке, передадут ему сообщение.
Важный человек на площадке — координатор волонтеров. Он назначается либо среди организаторов, либо это специалист от волонтерской организации. Если на мероприятии больше трех волонтеров желательно, чтобы координатор не имел других зон ответственности. В его задачи входит назначение волонтеров на конкретные зоны, обозначение круга ответственности, инструктаж и контроль на площадке. Координатор должен иметь возможность в случае возникновения экстренной нехватки помощников в одной из зон перекинуть волонтеров из менее напряженного участка, либо иметь резерв по волонтерам.
Мария Кутьина: «В рамках каждого набора волонтеров у нас проходит установочная встреча, где я подробно рассказываю про Институт, про программу, про наши задачи на весь период, а главное про условия и правила, по которым мы живем.
Дальше, когда уже идет работа, мы каждую неделю встречаемся на планерке, где обсуждаем, кто на каких проектах и задачах участвует, какие есть вопросы, к кому обратиться, какие возникали проблемы и какие есть предложения.
Во время работы на мероприятиях, волонтеры встречаются уже на мини-брифинг не только со мной, но и с продюсером и мы еще раз вместе сверяемся по задачам, расстановке, плану действий и необходимым деталям».
Перед мероприятием лучше пройти всю площадку с волонтерами ногами, продемонстрировать им уже на готовых объектах, что предстоит делать.
Также желательно познакомить помощников с организаторами, рассказать, кто и за что отвечает. Если волонтер должен произносить текст, например, при встрече гостей, попросите его заучить этот текст и проверьте, насколько легко и уверенно волонтер может его произнести.
Мотивация и оплата. Как отблагодарить волонтеров?
Сам формат волонтерства не предполагает оплаты, но это не значит, что ваш помощник не должен получить благодарность за свой труд. Поощрение может выражаться в разных формах. Например, если вы делаете платное событие, возможность послушать интересную лекцию или посетить эксклюзивную премьеру является отличной мотивацией быть волонтером на данном мероприятии. Но выбирая такой формат благодарности, необходимо убедиться, что волонтер может покинуть свой пост, когда будет проходить интересная ему активность. Нужно закладывать в режим работы волонтеров не только непосредственно работу, но и время отдыха. Отвечать за какую-либо зону на мероприятии лучше ставить не одного волонтера, а двух или больше.
Дмитрий Антонов: «Что получают волонтеры за свой труд — напрямую зависит от организатора. Мы рекомендуем предоставлять благодарственные письма либо справки-награждения. Для абитуриентов это важно — участие в мероприятиях и грамоты за них дают дополнительные баллы к ЕГЭ. Для студентов участие в общественной жизни и внестуденческая активность могут повысить стипендию. Помимо этого мы всегда предлагаем ребят кормить. Если работа больше 6 часов мы всегда просим горячее питание, если менее 6 часов — чай с сэндвичами».
Сувенирная продукция, футболки, значки, кепки, наклейки тоже могут быть благодарностью за помощь. У волонтера остается память о событии, а если сувенирная продукция еще и красиво оформлена, он будет ходить в вещи с мероприятия и дополнительно его рекламировать.
Если у вас есть партнеры или спонсоры, которые могут предоставить свою продукцию для волонтеров — это очень удобно. Для вас такие сувениры ничего не стоят, волонтеры получают небольшой подарок, а для партнер — рекламу. Выгодно для всех.
Мотивацией для волонтера может также служить возможность попробовать себя в роли менеджера по организации мероприятий, возможность посмотреть на «кухню» фестиваля. Через год он может прийти к вам уже с предложением присоединиться к команде организаторов.
Мария Кутьина: «Некоторые волонтеры приходят с нацеленностью попробовать свои силы и проявить себя, чтобы в будущем присоединиться к команде, и это действительно отличная возможность — и я сама, и несколько коллег, кто работает у нас сейчас, начинали именно с волонтерства и всегда при поиске сотрудников мы, в первую очередь, смотрим на тех, кто нам помогает».
Задача куратора в данном случае понять, что интересно конкретному волонтеру и предложить ему работу, которая максимально раскроет его потенциал. Можно заранее добавить в анкету строчку о желаемой мотивации или сразу внести те пункты, которые вы гарантированно сможете предложить, чтобы разбить волонтеров на группы по мотивации и интересам.
Волонтеры — это не безответственные люди, которые ничего не умеют, пришли к вам за халявой, будь то еда/напитки или вход на платное мероприятие. Внутри каждого волонтера живет маленький организатор, который стремится вам помочь и которого вы интересуете как профессионал, у которого есть чему поучиться. Именно с вашей помощью он может получить хороший опыт работы в сильной команде, новые знания и знакомства, возможность найти себя.
Авторы: Диана Шапиро, Юлия Барабанова
Волонтёры для мероприятий: где их искать и как с ними работать?
Мы гордимся нашей командой волонтёров и часто получаем за неё комплименты, по нашему скромному мнению, вполне заслуженные. Многие волонтёры с нами уже не первый год, некоторые приезжают поработать на наших конференциях из других городов. Где же искать таких людей, как их мотивировать, контролировать и в целом работать с ними эффективно? Об этом рассказывает Наталия Франкель.
Наталия: «На рынке есть мнение, что волонтер — это бесплатная рабочая сила, безынициативная, неактивная и безответственная. Наш опыт показывает, что это не так. Что волонтёр, на уровне идеи вовлечённый в событие, очень круто и эффективно делает свой кусок работы. Есть кейс, когда наш бывший волонтёр устроился на очень хорошую работу в Москву, и одним из оснований для принятия этого решения было то, что он хорошо работал с нашей командой и стал в итоге руководителем группы волонтёров. Другой волонтёр уже доросла до спикера одной из наших конференций».
Но нужно помнить: человек не будет с вами хорошо работать, если вы его не цените и даёте неинтересные ему задачи.
Где искать волонтёров:
- в интернет-сообществах по теме события
- в специализированных сообществах вроде «Волонтёров Петербурга»
- среди своей аудитории (в группе/встрече события в соцсети)
- среди студентов, начинающих специалистов (включая организаторов) или просто людей, у которых нет денег на билет, но им это интересно
Как работать с волонтёрами перед мероприятием? Заранее готовим памятку, распределяем зоны ответственности. Создаём общий чат.
Если событие большое, у волонтёров обязательно должен быть куратор из числа либо опытных волонтёров, либо членов команды. Организаторы должны находиться с этим куратором в постоянной коммуникации. В том числе в его задачи входит следить, чтобы волонтёры не втыкали в телефон, вели себя с посетителями корректно и т.д.
Ещё мы делаем для волонтёров футболки (заранее узнайте размеры!), чтобы они выделялись среди посетителей.
Кстати, пригласить волонтёров собирать раздатку накануне события — вполне нормально 🙂 Ваша команда накануне в огне и мыле, и помощь волонтёров в таком объёмном, но рутинном деле очень пригодится. Объясните им, что это тоже входит в их задачу. Между прочим, сбор раздатки тоже может быть весёлым процессом: у нас каждый раз так и получается.
Сколько нужно волонтёров? Наталия: «Из моего опыта, если событие небольшое и в нём нет сложных зон, требующих контроля, стандартная формула — один волонтёр на 50 участников. Если есть сложные зоны — например, гардероб или стенд с VR-играми — прикрепите к таким минимум по одному волонтёру».
7 правил взаимодействия с волонтёрами, чтобы они работали на результат и возвращались к вам снова:
- Волонтёру должна быть интересна или тематика события, или команда организаторов (а лучше и то, и другое!)
- Нужно доносить смысл мероприятия и важность каждого члена команды на площадке
- Обязательно кормите и поите волонтёров: они должны чувствовать себя хорошо
- Благодарите их за работу
- Давать «медальки» (мы даём грамоты и ставим отметки в «паспорт волонтера»)
- Заботиться и не давать невыполнимых задач
- Лучших — растить
Главное — создавать у волонтёров чувство, что они становятся частью крутого и интересного проекта, меняют мир. Тогда люди, которым это близко, будут замотивированы на хорошую работу и рост в нише, от чего выиграете и вы, и они. Это не про деньги, а про другую пользу, которую получает человек.
Не забудьте посмотреть еще и видео о работе с волонтерами
Читайте другие материалы блога
Инструктаж команды и волонтеров перед мероприятием
Инструменты работы команды организатора мероприятий
Чек-лист организатора мероприятий: что проверить до и после события
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Сиб.фм продолжает публиковать в партнёрстве с Институтом «Стрелка» материалы, посвящённые преобразованию общественных пространств в рамках проекта «Городской конструктор». В этот раз мы представляем текст школы Vector о волонтёрах.
Проекты любого масштаба иногда нуждаются в волонтёрах, которые готовы безвозмездно помочь. Помощники присоединяются по своей инициативе, если это подходит им по духу. Убирают захламлённые помещения, администрируют мероприятия и выполняют много других задач, на которые не хватает рук. Со временем они могут стать вашими амбассадорами или будущими сотрудниками. Онлайн-школа городских предпринимателей Vector разобралась, как найти волонтёров для своего проекта и продуктивно сотрудничать с ними.
Где искать
Самые распространённые каналы поиска — социальные сети, СМИ, организованные группы волонтёров и сарафанное радио.
Но для начала нужно определить, ищете вы людей с какими-либо определёнными навыками или это не определяющий критерий поиска.
Вначале волонтёрами называли исключительно солдат-добровольцев. В Италии, Франции, Англии и Германии в ходе войн призывались охотники повоевать, но при отсутствии денег на содержание войск наградой им были только слава и военная добыча
Если в вашем городе проходят мероприятия, на которые привлекают волонтёров, вы можете объединиться с их организаторами и обмениваться базой помощников, или найти локальные сообщества в социальных сетях, посвящённые волонтёрству.
Когда привлекать
Ищите волонтёров, когда точно знаете объём работы: сколько вам нужно людей и на какие задачи. Чем детальнее вы пропишете обязанности, тем быстрее найдёте помощников. Совершенно неправильно устанавливать дополнительные требования, когда волонтёр уже присоединился к проекту. Всё должно быть оговорено в самом начале. Если есть сайт или группа в социальных сетях, разместите там ответы на все главные вопросы, которые могут возникнуть у людей.
Зачем это волонтёру
Позаботьтесь заранее о том, чего ждёт от вас человек и какая у него мотивация, чтобы знать, подходит ли он вам и что вы должны ему дать взамен. Кто-то хочет просто быть причастным к интересному событию, классной идее или известному бренду. Кто-то присоединяется к проекту затем, чтобы обзавестись единомышленниками или профессиональными связями. Поэтому нужно организовать работу так, чтобы волонтёры максимально взаимодействовали друг с другом и другими участниками и организаторами события. Иногда волонтёры присоединяются к тем проектам, которые рассматривают в качестве своего будущего места работы.
Познакомьте волонтёров с командой, расскажите, как всё устроено.
Важно заранее сообщать обо всех бонусах и условиях сотрудничества.
Каждая компания может предложить что-то своё: еду, трансфер до места работы или бесплатное посещение всех событий, которые вы проводите. Также вы можете вручить небольшие подарки: наклейки, ручки, футболки, резиновые браслеты с символикой вашего проекта. Помните, что почти всегда волонтёрам нужны рекомендательные письма или отзывы.
Как отбирать претендентов
Каждому кандидату нужно ответить, что его заявка принята или отклонена. Во втором случае необходимо объяснить почему. Следующий этап — встречи с волонтёрами, на которых вам нужно подробно презентовать проект или мероприятие, рассказать о целях и задачах, а также познакомиться с ними. Идеально, когда каждый волонтёр может высказаться в формате: кто он, почему ему это интересно и что он планирует получить от сотрудничества. После встречи становится понятно, кого из кандидатов вы приглашаете в проект.
1844 — год, когда в Англии возникает первая всемирноизвестная организация волонтёров «Христианская ассоциация молодых людей», ставившая своей целью развитие здоровых «тела, ума и души»
Волонтёров можно обучить: организовать курсы, подготовить статьи или инструкции. На этапе отбора можно дать небольшое тестовое задание, чтобы понять, кто вам подходит и действительно хочет помогать. Всё это создаст определённую ценность и мотивирует человека — так он поймёт, что в ваш проект всех подряд не берут. Прежде всего нужно отобрать ответственных и вовлечённых кандидатов, а уже потом выбирать удобный канал и форму взаимодействия.
Как работать
Когда вы определили команду волонтёров, нужно выбрать удобный канал для связи. Это может быть группа в социальных сетях или чат в любом мессенджере — там нужно оперативно размещать информацию о том, когда вам нужен волонтёр и что от него требуется. Также можете сформировать базу с информацией о кандидате: имя, телефон, почта, чем занимается и чем может помочь. По этой базе можно делать рассылку и информировать обо всех проектах и встречах.
Важно, чтобы у волонтёров был главный координатор, который распределяет всех по местам и объясняет, что требуется от каждого помощника.
Постоянно контролируйте процесс и помогайте волонтёрам, чтобы они не чувствовали себя брошенными. Также важно вовлекать людей в процесс, чтобы они понимали, что имеют право высказаться или предложить идею, что-то оптимизировать или сделать лучше.
Волонтёр не должен чувствовать, что выполняет какую-то чёрную работу, поэтому с ним нужно вести себя на равных. Все должны быть одинаково вовлечены в процесс. Например, если нужно расставить стулья, то вместе с волонтёрами это должен делать кто-то из команды организаторов.
Как оценивать работу
Главные критерии — соблюдение графика и качество выполненной работы. Лучше всего оценивать это совместно с волонтёром, чтобы он понял, что сделал и чего не сделал. Но в то же время помните, что волонтёр — это не работник, он ничего вам не должен. Поэтому будьте готовы, что иногда люди обещают прийти и не приходят. Рассчитывайте свои ресурсы так, чтобы можно было исправить ситуацию. Например, пригласите чуть больше волонтёров, чем нужно.
После Олимпийских игр в Сочи в 2014 году в России была создана Ассоциация волонтёрских центров. Более 100 организаций и более 200 тысяч человек состоят в Ассоциации
В случае если человек неоднократно подводил вас, можно отметить это в базе. Это будет значить, что вы больше на него не рассчитываете. Важно объяснить, чего лишается человек, если нарушает условия сотрудничества. Например, всех бонусов или рекомендательного письма. Но в любом случае старайтесь сохранить нормальные отношения.
Примеры того, как волонтёры помогают проектам
«Том Сойер Фест», Самара
Фестиваль «Том Сойер Фест» направлен на восстановление исторической среды: жители города своими силами красят дома, заменяют в них испорченные детали и объясняют жителям, зачем они это делают. С 2016 года фестиваль проходит и в других городах.
Андрей Кочетков, идеолог фестиваля восстановления исторической среды «Том Сойер Фест», Самара
«Наш проект изначально предполагался как волонтёрский, поэтому первыми волонтёрами стали мы сами. Наш журнал „Другой город“ к моменту запуска фестиваля уже полтора года писал о проблемах исторической среды, её ценности и положительных примерах в других городах и странах. Аудитория, которой это интересно, уже образовалась вокруг медиа. Эти люди и влились в проект на первом этапе.
Перед стартом фестиваля мы рассказываем о графике работ и приглашаем всех желающих через свои ресурсы — сайт и социальные сети.
Организованными группами волонтёров не пользуемся принципиально, потому что нам важно, чтобы все участники чётко представляли, зачем они это делают.
Поэтому на почве интереса к историческому наследию завязываются знакомства и даже дружба между волонтёрами вне фестиваля.
Главная мысль, которую мы доносим до участников, чтобы им хотелось поддержать фестиваль: „Что-то изменить — это реально“. В доказательство этому есть картинки домов „до“ и „после“ нашей работы. Репутацию журнала и организаторов мы инвестируем в проект, поэтому за качество работ и изменения отвечаем сами».
«Дом со львом», Саратовская область
«Дом со львом» — это деревянный дом с уникальными старообрядческими росписями в селе Поповка с населением 260 человек. Мне и моему партнёру Максиму Музалевскому удалось спасти дом от разрушения и превратить его в музей, а рядом ещё построить культурный центр. Мы проводим мероприятия для селян, вывозим школьников в образовательные поездки и развиваем местный туризм.
Юлия Терехова, создатель Музея народной монументальной живописи «Дом со львом», село Поповка Саратовской области
«В 2011 году я разместила в „Живом Журнале“ информацию о том, что есть такой дом. Выкладывала фотографии, говорила, что я неимущий студент Европейского университета, и приглашала спасать этот памятник вместе.
Это сработало: волонтёры стали приезжать, мы даже организовывали волонтёрские выезды.
В нашем мире огромном,
В суете бесконечных дней,
Мы хотим, чтобы люди
Научились слышать людей.
Так начинается гимн волонтёров России
К моему счастью, подбирались такие люди, которые лучше меня понимали, как что приколотить, где что убрать, как вынести мусор и что не надо больше двадцати кирпичей девочке носить. Когда пересматриваю фотографии того, как выглядел дом, понимаю, что ребята проделали колоссальную работу: столько всего расчистили и привели в порядок. Наши волонтёрские лагеря продолжают существовать.
Люди, которые приходят в команду или что-то делают для нас, могут появиться из разных мест. Например, незнакомый мужчина в поезде так заинтересовался нашим проектом, что подарил веб-камеру, чтобы мы снимали всё происходящее.
Волонтёры в нашем проекте — это ещё и эксперты, которые проводят в доме мероприятия, тем самым формируют культурную программу и развивают местное сообщество. Мы организовали волонтёрский лагерь для журналистов, которых привлекли как волонтёров. Предложили, чтобы они как-то помогли нам и потом рассказали об этом историю. В рамках лагеря мы провели двухдневный мастер-класс по журналистике для детей из Поповки и Хвалынска».
Как найти волонтера и помогать вместе
Настоящий материал (информация) произведен, распространен и (или) направлен иностранным агентом Благотворительным фондом развития филантропии, либо касается деятельности иностранного агента Благотворительного фонда развития филантропии
Юрий Белановский, руководитель Добровольческого движения «Даниловцы», подготовил подробную инструкцию, как искать волонтеров для разных мероприятий, как лучше мотивировать людей и как избежать ошибок, чтобы эффективно помогать вместе.
Юрий Белановский, директор Добровольческого движения «Даниловцы»
Ситуация 1. Волонтеры нужны на разовые мероприятия или акции, а потенциальных волонтеров вокруг много.
Это обычная ситуация для крупных городов миллионников. Рекрутеры в данном случае — как рыбаки на берегу пруда, кишащего рыбой.
Вся суть рекрутинга сводится к яркой эмоциональной «заманухе» и качественно оформленной «точке входа».
«Замануха» в данном случае – это банальная реклама, приглашающая к действию. К примеру, «Приди и вместе уберем мусор!», «Устроим благотворительный забег!», «Поможем провести чемпионат по таэквондо». Организаторам достаточно при подготовке акции заблаговременно проконсультироваться с маркетологом, подготовить рекламу и найти хорошие каналы распространения информации. Это вопросы технические и решаются они самостоятельно, исходя их опыта, возможностей и наличия денег.
«Точка входа» для разовых мероприятий – это самые примитивные фильтры, чтобы неадекватные персоны не сорвали проект. Достаточно краткой анкеты и пары фраз собеседования по телефону. «Точка входа» — это примитивное мотивирование, энергии от которого должно хватить на одно событие. Бонусы и мотиваторы очень поверхностные и яркие – атрибутика, грамоты, запись в волонтерской книжке, благодарность от «начальника». «Точка входа» — это и распределение по вакансиям внутри проекта, минимально необходимый инструктаж, знакомство с «старшим на отряде».
Практическая задача рекрутеров — набрать волонтёров с запасом, то есть 150 – 200%. Если до финиша дойдут 80% — это успех. Мероприятие пройдет успешно.
Об остальном, как правило, не беспокоятся, ведь на следующий проект по той же схеме можно набрать новых волонтеров. Под «остальным» я подразумеваю организацию труда, сопровождение и поддержку волонтёров, создание сообщества и прочее. Руководители проектов, как правило, искренне не понимают, зачем вкладываться и тратить силы на удержание волонтеров и на работу с ними, когда вокруг сотни тысяч людей. Тоже происходит в коммерческой сфере услуг или питания, когда кафе или парикмахерская стоят на проходной улице. Люди идут сами, главное, как можно больше успеть обслужить. Качество и имидж не имеют значения.
Я лично не одобряю такой подход. Мне он представляется потребительским. Но, надо признать, что это вполне рабочая и по-своему эффективная схема.
Ситуация 2. Волонтеры нужны на разовые мероприятия или акции, а потенциальных волонтеров вокруг мало.
Принципиальное отличие от первого варианта в нехватке новых волонтеров. Тут нет другого выхода, как собирать базу или сообщество помощников. Каждая новая акция или мероприятие – это возможности понемногу пополнять общую базу.
Поэтому практических задач у рекрутеров в этом случае три. Первая — завлекать на события, таким образом, чтобы волонтеры попали в базу или сообщество, которое время от времени обслуживает разные мероприятия или акции. Вторая задача – завлекать в сообщество само по себе, если оно оформлено и живо, конечно. И третья задача – привлекать на конкретное мероприятие готовых волонтеров из сообщества.
Главным элементом, связывающим все и гарантирующим цельность сообщества, является хорошо организованный труд волонтёров на акции или мероприятии. В этом случае работа с волонтёрами, если обратиться к аналогии, больше похоже на кафе или магазин, стоящий на тихой улочке. Яркие вывески, красивые упаковки – все это вторично. Качество товара и качество обслуживания – вот, что играет ключевую роль! В нашем случае «товаром» является та акция, где принимают участие волонтеры. Она не может быть пустышкой, она должна давать ответы на смысловые вопросы. Если мы хотим, чтобы волонтер помогал периодически и долго, то именно смысловые вопросы определяют качество мероприятий. «Качество обслуживания» – это организация труда. Волонтер, который ясно понимает, что и как он должен сделать, который видит результат, который не тратил лишнего времени и сил на что-то побочное – он будет готов прийти на акцию и в следующий раз.
Если же говорить стратегически, то средства и силы должны быть потрачены на формирование сообщества, на его развитие и поддержку. Именно сообщество и должно стать главной «заманухой» и мотиватором. Сообщество – это и впечатляющие суммарные результаты, и место общения единомышленников, и общий большой ресурс. Это и связи, и знакомства, и яркий, модный бренд, и, конечно, возможность реализовать себя и найти поддержку для своих проектов.
Для организаторов волонтерской деятельности сообщество – это большие вложения. Но другого выхода нет. От сообщества, кстати, есть одна важная выгода. Оно — система выращивания и подготовки кадров, будь то лидеров или сотрудников. И такие кадры очень компетентны и уже встроены во все процессы.
Итак, «замануха» в данном случае – это не реклама, приглашающая к действию. Скорее, это «PR». Это постоянное взаимодействие с разными общественными группами, способными так или иначе повлиять на нужную нам аудиторию – потенциальных волонтеров. Тут хороши все возможные средства, доступные нашему опыту и кошельку. И нельзя забывать, что сообщество способно само себя продвигать. Сарафанное радио – очень эффективная вещь. Правда, при одном условии, волонтерам должно у вас нравиться.
Поэтому главный посыл, который должен быть обеспечен на практике: приходите к нам, у нас хорошо, мы вместе делаем добрые дела, но мы и учимся, развиваемся, общаемся, отдыхаем и т.д.
А для этого большие ресурсы должны быть потрачены на организацию труда волонтеров, на их подготовку и повышение квалификации, на организацию их досуга и на психологическую поддержку.
«Точкой входа» волонтеров в сообщество должно стать серьезное знакомство с волонтером, которое на самом деле и его знакомство с сообществом и делами. Тут задача не просто отсеять неподходящих людей, но лично познакомиться, нащупать общие ценности, помочь с профориентацией и поиском своего места, познакомить со всеми возможностями. В этом случае мотивирование – не краткосрочное вкачивание энергии, но приобщение к энергии всего сообщества, открытие перспектив и возможностей. Атрибутика, грамоты, запись в волонтерской книжке – все это остается, но оно уже вторично по сравнению с дружественным общением, обретением опыта, «прокачкой», самореализацией и т.д.
Практическая задача рекрутеров – обеспечить, пусть и скромный, но постоянный входящий поток, который бы не только компенсировал естественную убыль волонтеров, но и пополнял сообщество. Более конкретно говорить трудно, ибо на деле многое зависит от тех, кто развивает сообщество. От их умения и профессионализма зависит отток волонтеров. И чем он больше, тем сложнее задача у рекрутеров.
Ситуация 3. Волонтеры нужны для регулярного и долгосрочного участия в программной деятельности.
Под «постоянным участием» я имею ввиду еженедельное и чаще. Под «долгосрочным» – годы. Чаще всего такая помощь волонтёров нужна в социальных программах. Наиболее распространённые виды социального волонтерства в России сегодня – это непрофессиональная помощь людям, проживающим или находящимся в казенных медицинских или социальных учреждениях. Именно в этом случае наиболее востребована стабильность и регулярность с привязкой к дням недели. Ожидания тех, кого мы можем назвать подопечными не должны быть обмануты. Если бабушки в доме престарелых привыкли, что волонтеры навещают их по вторникам, а дети в больнице знают, что волонтеры приходят по пятницам, значит, так оно и должно быть.
Задача рекрутеров в этом случае совсем другая. Понятно, что все сказанное о сообществе, относится и к этому направлению волонтерства. Без создания и развития сообщества, без организации труда и поддержки волонтеров не обойтись. Но социальное волонтерство имеет три важные особенности.
Во-первых, это эмоционально напряженная сфера. Общаться с больными детьми, одинокими стариками или с проживающими в психо-неврологических интернатах – не каждому под силу. Во-вторых, социальное волонтерство — это «тянуть лямку». Тут не так много разнообразных проектов, «движухи» и ощутимой результативности. И третья особенность – это личное общение с подопечными, лицом к лицу. И такое общение, хотим мы того или нет, предполагает взятие ответственности за подопечного, пусть и на небольшом отрезке его жизни.
Следствием этих особенностей является немногочисленность социальных волонтеров относительно всех других. Даже в крупных городах их в разы меньше.
Поэтому главным смыслом рекрутинга в этом случае становится поиск и привлечение тех людей, у кого есть внутренняя мотивация к требуемой работе. Таким образом, в том числе, мы обеспечиваем долгосрочность и компенсируем нехватку. Никакие «заманухи», мотивировки, манипуляции, направленные на «вкачивание энергии» в волонтера, не смогут обеспечить требуемого результата. Только внутренние силы человека, подаренные подопечному по свободной воле, могут гарантировать ответственную помощь людям, оказавшимся в трудной жизненной ситуации и ту самую стабильность.
Говоря проще, рекрутеры призваны помочь людям реализовать свою добрую мечту. Благодаря правильно организованному рекрутингу человек с небольшими ресурсами (3 часа свободного времени в неделю) и незрелой мечтой помогать детям в больнице должен увидеть шанс и возможность. Но уже с первых шагов волонтер должен сам проявлять свою волю и с помощью рекрутера идти к своей цели.
Если в предыдущем случае рекрутинг возможен только, если есть и поддерживается сообщество, то в этом случае акцент смещается на подопечного. Помощь человеку, оказавшемуся в беде, безусловно является главным мотивом и смыслом социального волонтерства. Поэтому необходимым базовым условием для успешного рекрутинга является правильно и безопасно организованный процесс помощи подопечным. От этого на 70% зависит состояние волонтера и его способность помогать. Остальные 30% — это сообщество.
Если организация помощи некачественная, то волонтеры будут просто отваливаться, выгорать, сливаться и прочее. Они не смогут преодолеть ни внешних трудностей социальной помощи (непривычный вид людей, плохие запахи, общая трагичность и безысходность, агрессивность социальной системы и т.д.), ни внутренних личных переживаний и вопросов. В этом случае рекрутеры будут просто поставлять волонтеров в социальную «топку».
Главным связующим всего процесса в социальном волонтерстве, безусловно является ценностная гуманистическая ориентация и волонтеров и сообщества, а также их созвучность.
Тут очень важны даже акценты. Для кого-то помощь людям – это четко отлаженные процессы и эффективность, для кого-то «личные отношения», для кого-то комплексность помощи и т.д. В конце концов, важен ответ на вопросы: кто для волонтеров «человек в беде» и в чем смысл оказания помощи? Рекрутинг не может пройти мимо этой ценностной темы, более того, должен базироваться на ней.
Практическими задачами рекрутеров в этом направлении волонтерства являются правильное формирование информации о социальных программах (с учетом сказанного выше), серьезное глубокое знакомство с волонтером и совместный поиск возможности реализации его доброй мечты, предоставление ему возможности пройти подготовку и получить поддержку и даже помощь, а так же сопровождение этого человека до момента принятия решения остаться в социальной программе. Дело в том, что социальные волонтеры принимают решение отнюдь не на собеседовании, а по прошествии недель, а порой и месяцев работы с подопечными. И все это время волонтер находится в «подвешенном» состоянии, он не готов брать на себя полноту ответственности, но уже включен в работу и в сообщество.
Весной 2020 года у Вышки появился Волонтерский центр ― команда неравнодушных студентов, выпускников и сотрудников, которые поддерживают школьников, многодетные семьи, старшее поколение, а также помогают подразделениям университета в проведении крупных мероприятий. Руководитель Центра Анфиса Дмитриева рассказала, в чем заключается их работа, что нужно, чтобы найти волонтера, и как самому начать помогать другим.
Материал создан на основе рассылки «Полезная Вышка», в которой мы делимся кейсами, внутренней кухней и историями успеха коллег из разных подразделений.
К идее запустить волонтерское движение в Вышке я пришла с опытом работы в благотворительном фонде помощи хосписам «Вера». Я сама была волонтером, сотрудником фонда, и мне хотелось перенести социальную миссию на мою деятельность в ЦПСИ. Ведь в крупных компаниях типа PepsiCo или Unilever сотрудники и члены их семей активно участвуют в корпоративных волонтерских проектах, а у нас это пока не так развито.
Изначально я планировала за год-два выстроить систему набора волонтеров в проекты: например, для традиционной Апрельской конференции, Дня Вышки или для внешних профессиональных мероприятий, таких как Mercedes Fashion Week, фестиваль Red Apple, в которых наш университет активно участвует, поскольку всегда был вхож в индустрию. Факультеты в меру своих сил организовывают такое волонтерство для студентов, но мне было интересно сделать этот процесс централизованным.
С чего все началось
Началась первая волна пандемии и стало понятно, что помощь нужна прямо сейчас. И совсем не под мероприятия.
Так появился проект «Поддержка старшего поколения». Поскольку многие пожилые люди оказались одни в самоизоляции, мы совместно с коллегами из Центра по работе с местными сообществами решили организовывать для них онлайн-занятия иностранными языками. Мы запустили рассылку и стали искать студентов, которые хотели бы устраивать небольшие Small Talk с бабушками и дедушками, участниками проекта «Московское долголетие». С этого начался первый набор волонтеров. Откликнулось много ребят, каждый день у нас было по 20-30 новых заявок. Помимо проведения уроков и простого человеческого общения, волонтеры помогали пожилым людям с доставкой еды и лекарств, решением различных бытовых вопросов.
Сейчас мы запустили третий набор волонтеров уже через Ярмарку проектов, чтобы добавить мотивации участникам. Но хочу отметить, что многие все равно соглашаются помогать просто так, не за благодарность и кредиты. При этом среди них не только студенты, но и сотрудники университета.
«До этого проекта в Вышке в волонтерской деятельности я не участвовала. Сподвигло желание помочь пожилым людям: мы обзванивали бывших сотрудников университета, вышедших на пенсию, уточняли, нужна ли помощь. Получилось доставить лекарства бывшему преподавателю, с весны поддерживаем с ним связь.
Мне видится, что сейчас абсолютно любой человек может оказаться в изоляции, и очень важно понимать, что про тебя не забудут, помогут, уделят внимание. Я считаю, что некоторый опыт этого проекта можно было бы трансформировать в одну из социальных гарантий для сотрудников: после выхода на пенсию Вышка не бросит.»
Екатерина Сарапулова, менеджер факультета права, волонтер проекта «Поддержка старшего поколения»
Волонтерство ―это часть культуры Вышки: я вышкинец, значит я буду помогать
Вскоре появилась потребность в цифровых волонтерах для помощи студентам и сотрудникам в переходе на дистанционный режим. Наши ребята помогали IT-специалистам консультировать коллег на «Горячей линии» по работе с Zoom, Webinar и вышкинскими сервисами. Многие из них, кстати, потом остались стажироваться в Цифровом блоке.
Также читайте
Волонтеры цифровизации приступили к работе
Во время перехода школ в дистант стали активно развиваться проекты по поддержке школьников. Большинство школ не были готовы к тому, что нужно проводить уроки онлайн, поэтому мы помогали школам Распределенного Лицея и партнерским школам в регионах перевести учебную программу в новый формат, рассказывали, как работать с различными системами, проводили уроки по внеучебным дисциплинам и профориентационные встречи. Волонтеры помогали детям с изучением школьных предметов, домашней работой, знакомили их с наукой и искусством, играли и придумывали интересные активности.
Также мы поддерживали многодетные семьи фонда «Много детства», объединив онлайн-лагерь «Вышка детям!» и индивидуальную помощь в обучении: мамы писали нам свои запросы, а мы устраивали для их детей развивающие занятия. Это почти невероятно, но в рамках проекта мы научили пятилетнюю девочку играть на фортепиано. Онлайн!
Это классный опыт, волонтеры были заряжены на все 100% ― они могли почувствовать себя настоящим учителями, и у нас появилась своя база знаний: как проводить онлайн-занятия, какие интерактивные элементы можно использовать и т.д.
Также читайте
Как студенты Вышки помогают школьникам учиться онлайн во время пандемии
Однако мой опыт волонтерской деятельности говорит о том, что средний «срок службы» волонтера ― три года. Потом у него либо происходит выгорание, либо меняются интересы, либо он вырастает, переходит в другой статус. И это нормально. А многие «волонтерят» всю жизнь ― так им велит душа.
«Сейчас я учусь в аспирантуре и занимаюсь волонтерством с самого начала обучения в университете. Поэтому меня сразу пригласила в проект руководитель Волонтерского центра. Во время первой волны пандемии я помогал пожилым людям настроить технику и заказать доставку продуктов домой. На тот момент у меня был довольно непростой период в жизни (подозревали серьезное заболевание, которое, слава богу, не подтвердилось), и помощь другим очень помогла мне отвлечься.»
Сардор Садыков, стажер-исследователь Института образования, волонтер проекта «Поддержка старшего поколения»
Как найти волонтера
Сегодня в нашей базе более 400 волонтеров. На нашем сайте есть раздел «Ищу волонтера», где вы можете рассказать, под какой проект вам нужны люди и какие знания и навыки от них требуются. Заявки рассматриваются в течение 2-х рабочих дней. Недостаточно просто написать: «Нужно 5 человек на День открытых дверей завтра». Как руководителю Центра мне важно знать, будет ли для них организовано обучение, сколько времени займет работа, какой необходим дресс-код (в случае очного проекта), получат ли они что-то за участие в проекте.
Самая главная мысль, которую хотелось бы донести до коллег, что волонтер ― это не бесплатная рабочая сила.
Волонтер ―это человек, который дарит свое время и помощь. И ему тоже должно доставлять это удовольствие.
На волонтера не надо повышать голос (ни на кого не надо повышать голос), если он что-то не сделал или не так понял. Да, он несет ответственность за свою работу, он должен знать, что делает. Но если он допустил какую-то ошибку, мы не имеем права быть грубыми ― он пришел помочь. И это очень важно. Мне бы не хотелось заставлять волонтеров таскать тяжелые коробки, если у нас есть грузчики. Но бывают ситуации, когда нужна подобная помощь (как, например, сборка Почемучников для первокурсников). Тогда я аккуратно спрашиваю: «А может кто-то помочь?», и, как правило, получаю положительный ответ. Нам удалось создать такое дружеское комьюнити, где рабочие задачи не спускаются как приказ вышестоящего руководства.
Иногда я расстраиваюсь, когда сделаю рассылку с анонсом какого-то проекта, откликнутся 10 человек, мы спишемся в чате, я расскажу им подробнее о том, что нужно делать, а они понимают, что им это не очень интересно или они не успевают. Но такое бывает, и никто в этом не виноват. К этому надо относиться проще.
Важно, чтобы волонтеру нравилась его работа, чтобы ему было комфортно ее выполнять и чтобы ему сказали за нее «Спасибо».
Как предложить свою помощь
Зайдите в раздел «Хочу стать волонтером», укажите интересное вам направление и начинайте делать добрые дела вместе с Вышкой! Как только появится новый проект, вам на почту придет рассылка. Также за деятельностью Волонтерского центра можно следить в Instagram и Вконтакте.
Также читайте
Анна Скоробогатова о поколении Z и его стремлении изменить мир с помощью филантропии
Хотите рассказать о своем опыте внедрения нового рабочего инструмента или проекте, который вам удалось реализовать? Пишите на community@hse.ru.
29 октября, 2020 г.
