Как проверить оборотно-сальдовую ведомость? Является ли актуальным этот вопрос для современного бухгалтера? С учетом возможностей, которые предоставляют учетные бухгалтерские программы, проверки тех или иных контрольных соотношений в регистрах бухгалтерского учета всё чаще проходят на «автопилоте» — при полном доверии программе. Следуя принципу «доверяй, но проверяй», предлагаем вспомнить основные правила и виды контрольных взаимоотношений при формировании ОСВ.
Общие сведения об оборотно-сальдовой ведомости
Оборотно-сальдовая ведомость — сводный регистр бухгалтерского учета, обобщающий информацию по всем синтетическим счетам за отчетный период. Ведомость отражает данные о сальдо на начало и конец отчетного периода, дебетовые и кредитовые обороты за период по каждому счету бухгалтерского учета. При корректном формировании ведомости она содержит более объемные сведения о финансовом состоянии организации, чем ее бухгалтерский баланс. Также ведомость включает в себя агрегированные показатели отчета о финансовых результатах.
Очень важно правильно вести рестры бухгалтерского учета. Какие виды регистров бывают и как правильно их оформлять, узнайте в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
В силу информативности использование оборотно-сальдовой ведомости возможно в различных целях, таких как: формирование бухгалтерской отчетности, самостоятельного отчета для целей принятия управленческих решений.
Важно! При подготовке ведомости для целей бухгалтерского учета необходимо, чтобы ее показатели были представлены в аналитике по субсчетам, а при наличии активно-пассивного сальдо по субсчету или счету сальдо должно быть отражено в развернутом виде. Запрет на зачет между статьями актива и пассива установлен п. 34 ПБУ 4/99.
Например, счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» может иметь дебетовое сальдо по одному сотруднику (группе сотрудников) и кредитовое сальдо по другим сотрудникам; в бухгалтерскую отчетность эти суммы должны попасть, как в актив, так и в пассив, в развернутом виде. Только при формировании в развернутом виде ведомость может служить прямым источником для подготовки бухгалтерской отчетности.
Статьи баланса, по которым разрешен зачет, можно найти, к примеру, в этом материале.
Проверка оборотно-сальдовой ведомости
После составления ОСВ необходимо осуществить ее проверку. В ходе этого процесса выявляются 3 вида ошибок:
- технические;
- логические;
- методологические.
Для выявления технических ошибок, необходимо проверить следующие соотношения:
- соответствие остатка по счетам на начало отчетного периода окончанию предшествующего периода — в процессе данной проверки необходимо убедиться в правильном переносе начальных данных из ОСВ предыдущего отчетного периода;
- соответствие данных аналитическим регистрам бухгалтерского учета по соответствующим счетам — по каждому счету нужно сопоставить начальные суммы, обороты и конечный остаток с данными регистров по соответствующему счету.
Определить наличие методологических ошибок можно с помощью следующих показателей:
- Равенство сумм по активу и пассиву на начало и конец отчетного периода, а также равенство суммы оборотов по активу сумме оборотов по пассиву за отчетный период. Данное равенство объясняется тем, что все операции в учете отражаются одновременно по дебету одного счета в корреспонденции с кредитом другого — принцип «двойной записи», предусмотренный п. 3 ст. 10 федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Если равенство выполняется по всем отчетным датам и оборотам за отчетный период, ошибок отражения проводок по принципу «двойной записи» нет.
- Минусовые остатки по счетам/субсчетам, то есть наличие остатков в активе по пассивным счетам и остатков в пассиве по активным счетам. Такие случаи являются результатом методологических ошибок.
- Наличие на начало и конец финансового года остатков по счетам 90, 91, 99. По окончании финансового года они закрываются и остатков не имеют. Наличие остатков по итогам года — сигнал об ошибке при закрытии счетов.
С целью выявления логических ошибок можно выполнить указанные вычисления:
- Обороты по счету/субсчету 90-3 «НДС» должны составлять пропорцию 20/120 от оборотов по счету 90-1 «Выручка». Такое соотношение должно выполняться при отсутствии выручки, облагаемой НДС по ставке, отличной от 20%.
- В большинстве случаев должно выполняться соотношение: остаток по счету/субсчету 76 «НДС, по авансам выданным» составляет пропорцию 18/118 от остатка по счету 62 «Авансы, полученные от покупателей». Исключение — операции получения авансов по деятельности, перечисленной в абз. 3–5 п. 1 ст. 154 НК РФ.
Более подробно о случаях, когда НДС с авансов не исчисляется, см. в материале «Какой общий порядок учета НДС с авансов полученных?».
Итоги
Оборотно-сальдовая ведомость — это важнейший отчет, в котором группируются и обобщаются данные всех бухгалтерских регистров. Отчет можно рассматривать как последнюю ступень к подготовке финансовой отчетности. Кроме этого, можно сказать, что ОСВ — самостоятельный вид отчетности, способный полноценно передать информацию, отраженную в бухгалтерской отчетности. Несмотря на легкость формирования ОСВ современными учетными программами, бухгалтер не должен забывать основы ее построения и порядок проверки.
См. также на материалы по ОСВ:
- «Оборотно-сальдовая ведомость — образец заполнения 2022»;
- «Как правильно читать оборотно-сальдовую ведомость?»;
- «Как составить оборотно-сальдовую ведомость (пример)?»;
- «Особенности оборотно-сальдовой ведомости по счету 60»;
- «Особенности оборотно-сальдовой ведомости по счету 62»;
- «Особенности оборотно-сальдовой ведомости по счету 70» и др.
Закончилась жаркая пора деклараций по НДС, сдан расчет 4-ФСС и подготовка РСВ не вызывает особых опасений. Значит бухгалтеры могут сосредоточится на подготовке бухгалтерского баланса. Но прежде чем, «просто нажать кнопку» в 1С:Бухгалтерия и сформировать отчет, нужно проверить, все ли верно внесено в программу, нет ли ошибок и исправить неточности.
Мы разделили наш материал на две части. В этой статье — расскажем об общих принципах проверки, основных настройках, оборотной ведомости и некоторых других параметров. Во второй статье разберем конкретные примеры ошибок и способов их исправления (в т. ч. при закрытии счетов 20, 26, 23, 25, в счетах-фактурах и другие).
Общая проверка
Это советы не только на период подготовки отчетности. Проверять эти параметры нужно регулярно.
Мы покажем все на примере программы 1С:Предприятие 8.3 Бухгалтерия предприятия (базовая), редакция 3.0.
Проверьте актуальность обновления программы. Важно, чтобы у вас был установлен последний релиз. Во-первых, это означает, что все последние изменения в законодательстве и формах учтены, во-вторых, что установлены свежие патчи — мелкие правки в самой программе.
Программа всегда подскажет вам, когда пора обновится.
Варианты обновления:
- С помощью специалиста удаленно. Рекомендуем обращаться к профессионалам, если у вас нетиповая, доработанная конфигурация.
- Вручную скачать обновление с сайта 1С.
- Автоматически из программы (следуйте подсказкам из напоминания об обновлении или зайдите в раздел Администрирование → Обслуживание → Обновление программы → Установка обновлений и исправлений → Поиск и установка обновлений).
Важно! Не забудьте сделать резервную копию перед обновлением.
Кстати, вам не придется выискивать ошибки в проводках и чистить базу от дублей документов и номенклатуры, если подключиться к КНАП. Сервис создан специально для бухгалтеров — он облегчает работу с первичными документами. Вы просто отправляете нам фото, сканы или электронные документы, а дальше… магия! И они уже у вас в программе с проводками. Мы обрабатываем документы «под ключ», а не просто распознаем.
Приступим к следующим этапам общей проверки.
1. Убедитесь, что только вы можете вносить исправления и обладаете правами администратора.
Для остальных пользователей нужно ограничить права. Даже для руководителя нужно установить ограничения: он может видеть любую информацию, создавать документы (например, счета и накладные), но не должен вмешиваться в формирование проводок, закрытие периода и другие подобные задачи.
Перечень пользователей и права доступа настраиваются в соответствующем разделе: Администрировании → Настройка пользователей и прав.
Теперь, когда программа обновлена, права настроены и сделано сохранение, можно проверить учетную политику.
2. Учетная политика.
Путь к учетной политике: Главное → Учетная политика. Откройте Историю изменений, так вы сможете посмотреть с какого периода действуют текущие настройки.
На каждый год рекомендуется создавать новую строку. Можно не переписывать настройки, просто скопировать предыдущую строчку и установить новый период.
Как правило, учетная политика не меняется в течение года за исключением ситуаций, когда компания в середине года потеряла право на применение спецрежима или кардинально изменились положения законодательства.
В УП не так много настроек. Обратите внимание, что вы можете задать в ней сразу набор форм бухгалтерской отчетности:
- полный;
- для малых предприятий;
- для НКО.
3. Далее необходимо проверить настройки налогового учета.
Снова выбираем меню «Главное» и переходим в раздел «Налоги и отчеты».
На что здесь нужно обратить внимание:
- Установленный налоговый режим. Должна быть верно указана дата перехода, например, на УСН.
- Проверьте настройку выбранного режима налогообложения. У нас это УСН «доходы»:
Как видите, менять повышенную ставку при перешагивании установленного лимита доходов для УСН вы не сможете, а вот основную ставку можно откорректировать.
Дело в том, что в регионах могут быть установлены более низкие ставки налога. Например, в Республике Коми в 2021 году действовала ставка 3% при применении УСН «доходы», а в Республике Крым закон от 25.01.2021 № 155-ЗРК/2021 установил ставку 2% на 2021–2022 годы по тому же субъекту налогообложения.
Даже если вы весь год платили налог по обычной ставке, и только сейчас обнаружили, что вам положена льгота, можно поменять настройку, перепровести документы, чтобы налог посчитался верно и сдать декларацию с правильной и более выгодной ставкой. Если декларация уже сдана, то можно подать уточненный отчет.
Для бухотчетности налог также важен. Он отражается в строке 2410 Отчета о финансовых результатах. На ОСНО там показан налог на прибыль, а при УСН — единый налог за год.
- В настройке НДФЛ нужно обратить внимание на отметку о расчете НДФЛ по прогрессивной шкале. Если у вас были выплаты доходов физлицам более 5 млн рублей, то галочку ставить обязательно. А вот если доходы ваших сотрудников и иных физлиц, которым вы производите выплаты, значительно меньше, то ставить галочку не обязательно.
- Страховые взносы. Очень важно еще в начале года правильно установить ставку взносов от несчастных случаев (т. к. она указывается вручную) и верно выбрать тариф взносов в зависимости от категории компании.
Это может быть основной тариф, где ставка взносов на пенсионное страхование составляет 22% или тариф для субъектов МСП, где ставка уже значительно ниже — 15% (на доходы свыше МРОТ в месяц). Или тариф для ИТ-организаций, участников проекта «Сколково», НКО и т. д.
В разделе доступны настройки и других налогов. Также можно настроить список отчетов для статистики, напоминания о них будут видны вам на виджете на главном экране программы. Аналогичным образом можно настроить напоминания и о других отчетах и платежах, например, акцизах, ЕСХН, экосборе.
Анализ оборотной ведомости и в целом ведения учета
Начать проверку можно с формирования оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ), она находится в разделе «Отчеты». При настройке отметьте, что ее нужно «разложить» по субсчетам, также отметьте, что нужно показать постоянные и временные разницы, если применяете ПБУ 18/02.
На закладке «Развернутое сальдо» можно отметить счета, которые нужно «развернуть», например, это могут быть счета 62, 60, 68 и т. д.
Сформируйте ведомость и теперь ищите «красные флаги» — т. е. какие-то несоответствия, которые говорят о неполадках в учете.
- Если у вас есть основные средства, по ним должна начисляться амортизация: смотрим счет 02 — есть ли по нему обороты. Если дважды кликнуть на строку, то программа предложит открыть ОСВ к данному счету, карточку и т. д. Можно открыть ОСВ и посмотреть, например, по каким именно объектам начислялась амортизация.
- Проверяем обороты и остатки по 10 счету. Если у вас материалы закупаются, сразу уходят в работу и нет никаких остатков, то счет 10.01 должен закрыться полностью и не иметь остатка на конец года. Если у вас есть какой-то инвентарь, инструменты, учитываемые на счете 10.09, и они никому еще не выдавались, а новенькие хранятся на складе — посмотрите, они должны числиться на этом счете. Если же их уже передали рабочим, но срок службы инструмента долгий и его надо продолжать учитывать — убедитесь, что он отражен на счете за балансом.
- Аналогично проверяем счета 43, 41 — есть ли остатки и правильно ли это. К примеру, если вы работаете под заказ и все товары сразу уезжают к покупателям, а на 41 счете внезапно висят «гвозди 10 мм 100 шт. уп.», то, возможно, где-то закралась ошибка. Наши гвозди не были включены в накладную покупателя, хотя по факту отгружены. Или поставщик прислал не тот товар, но у нас его приняли и оставили, а нужный товар приехал с другой партией, или что-то еще пошло не так.
- Смотрим, закрылись ли «производственные» счета — 20, 23, 25, а также 26 счет и 44.
- По счетам 91 и 90 остатка быть не должно.
- Вспомогательный счет 000 (используется при переносе остатков, например) не должен иметь остатка.
- Красное сальдо — признак ошибки.
Сервис КНАП не просто распознает документы. С помощью роботов и наших специалистов в вашей 1С: загружаются документы, формируются верные проводки, не допускаются дубли. Создается электронный архив. Ваш учет перестает быть постоянным объектом проверки и контроля. Главбух может сосредоточится не на решении проблем с ошибками, он спокойно закрывает период и формирует отчетность.
Попробовать КНАП бесплатно (регистрация в пару кликов)
По счетам, которые вызвали подозрение или неверно закрылись, нужно открывать ОСВ и изучать детально (к этому мы вернемся во второй статье).
Рекомендуем проверить обороты счета 51. Даже, если никаких явных ошибок программа не показываем, вы могли ошибиться при внесении вручную выписки и указать, например, неверную сумму поступления. Также при загрузке выписки нередкая ошибка — пропуск дней.
Пример: вы выгружали выписку с 1 декабря по 15 декабря 2021 года. Следующую выписку сформировали в онлайн-банке и загрузили за период с 17 по 31 декабря Пропустили 16 число. А в этот день клиент прислал оплату. Расхождения вы обнаружите при сверке с контрагентом и когда станете сверять остатки по выпискам по каждому дню.
Для проверки счета сформируйте ОСВ по счету 51 с периодичностью «по дням».
Обратите внимание! Некоторые операции могут отражаются как документами по кассе, так и по расчетному счету, например — внесение наличных средств. Вы вводите расходный кассовый ордер, формируются проводки Дт 51 Кт 50. При этом при загрузке выписки также будут сформированы те же самые проводки. Операция задвоится. Поэтому какой-то из документов нужно оставить непроведенным. Обычно, это операция по выписке.
Экспресс-проверка учета
Можно быстро проверить, как поживает ваш учет, с помощью встроенной в программу проверки: Отчеты → Экспресс-проверка ведения учета.
Ставим все галочки и стартуем.
Если проверка обнаружит ошибки — она о них сообщит.
Вот наш экспресс-анализ показал, что не закрыты счета 90 и 91.
Причем вы видите не просто результат, но и пояснение, возможные причины и рекомендации.
Проверка кассовых операций
Эта информация также отражена в экспресс-анализе. Если, например, в какой-то день остаток у вас в кассе был 0 рублей, вы внесли в кассу 1000 рублей, а расходный ордер позднее выписали на 2000 рублей, то отчет это покажет. Он также найдет нарушения в нумерации ордеров или другие неточности.
В нашем случае не было совершено закрытие месяца, поэтому появилась ошибка.
Еще один способ разобраться, откуда у ошибок «ноги растут» — «Анализ субконто». С его помощью удобно анализировать кредиторскую или дебиторскую задолженность.
В чем суть анализа? Субконто позволяет увидеть по каким счетам проходил, например, один и тот же контрагент.
Меню Отчеты → Анализ субконто. Выбираем настройки → Вид субконто → Контрагенты.
Отмечаем галочкой во вкладке Группировка «по субсчетам» и формируем отчет.
Вот у нас один из контрагентов-покупатель, обороты с ним видны по 62 счету а также по какому-то договору с ним было предоставлено обеспечение, причем с нашей стороны (009, забалансовый счет).
Можно добавить к настройкам Договоры и тогда к развертке добавиться еще и информация по договорам.
Аналогично можно развертывать анализ по номенклатуре, товарам и т. д.
Не все бухгалтеры пользуются Анализом субконто, хотя он помогает просто найти некоторые элементарные ошибки. К примеру, вы вместо счета 62, поставили какому-то покупателю счет 76 при выписке документов и не понимаете, почему не сходятся по нему данные. Анализ субконто покажет все счета, по которым прошел ваш клиент, а значит и счет 62, и счет 76. И вы сразу поймете, где ошиблись.
Ручные операции
Иногда некоторые операции в программу бухгалтер вводит вручную. Обычно это происходит, когда в 1С не находится типовая, готовая форма.
К примеру, через операции вручную можно сделать сторно или проводки по забалансовым счетам.
Выполненные вручную операции необходимо тщательно проверить, убедиться, что счета в них установлены правильные, все проводки формируются корректно. Для удобства, если ручные операции вы выполняете часто и они однотипные, можно создать шаблон.
Переходим в меню: Операции → Операции, введенные вручную → кнопка «Создать» → Типовую операцию.
Если вы уже создавали шаблоны — просто выберете нужный. Если нет — нажмите Создать.
Теперь можно ввести шаблон и сохранить его.
Напоследок хотим напомнить — типовую конфигурацию 1С самостоятельно менять не стоит. Лучше обратиться к специалистам. Обновлять нетиповую конфигурацию нужно тоже только с их помощью, иначе вы рискуете потерять всю базу, без возможности отката или восстановления.
Расширить возможности программы можно с помощью специальных приложений — обработок, внешних отчетов, печатных форм и т. д.
Партнер КНАП 42Cloud не только дает возможность использовать в работе облачную 1С, где вам не нужно задумываться об обновлении, но и предоставляет доступ к целому магазину приложений, которые вы можете очень просто подключить самостоятельно. Мы также с удовольствием интегрируем наш сервис с любой 1С на основе «Бухгалтерии предприятия» и на любом хостинге.
Освободитесь от первички!
Решайте важные задачи вместо рутины. Сотни бухгалтеров и аутсорсеров уже доверяют нам свой учет
Попробуйте сервис бесплатно!
Оставьте нам ваши контакты ниже, мы расскажем как получить бесплатный доступ:
18.09.2019
Продолжаем разговор про стандартные отчеты: поговорим об оборотке по счету и анализе субконто.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету поможет определить нет ли незаполненных полей. Например, на сегодняшний день очень важно, чтобы было заполнено поле Тип контрагента у всех элементов одноименного справочника. Какую настройку нужно выполнить для поиска объектов с пустыми полями? В настройках отчета установим, что тип контрагента Не заполнено.
Аналогично можно получить список объектов по пустому полю Тип номенклатуры при формировании оборотки по счету 105 00.
Еще одна возможность получить детальную информацию с помощью стандартных отчетов – максимально детализировать данные с помощью подключения дополнительных настроек. Если в процессе формирования сведений по дебиторской и кредиторской задолженности вы обнаружили, что данные отображены некорректно – понять причину поможет ОСВ по счету.
Заполним форму 769 по кредиторской задолженности по КФО 4. Предварительно сформируем отчет, чтобы понимать какие данные должны попасть в данную форму.
Добавим в группировке КПС – видим, что данные учтены по разным элементам.
Внесем исправление и переформируем и ведомость, и отчет.
Сразу оговорюсь, что отчет заполнен автоматически – никаких ручных корректировок в данной ситуации не производилось.
Еще несколько вариантов использования данного отчета для поиска несоответствий.
Требуется проверить аналитику КЭК с увязкой к типу контрагента — добавим в группировке эти элементы.
Обратите внимание, что тип контрагента и окончание у КЭК должны совпадать. В нашем примере это условие не соблюдено.
Теперь построим ведомость по счету 401 в разрезе субсчетов с группировкой по КПС и КЭК. Важно выявить для каждого КПС допустимые КЭК по рекомендациям Минфина.
При наличии несоответствий, не забываем вносить исправления.
И еще один отчет, который поможет собрать все данные по одному объекту. Например, по одному контрагенту расчеты могут производиться по нескольким счетам, например, 302 и 206. Чтобы сразу увидеть все расчеты – воспользуемся Анализом субконто и установим отбор по нужному элементу.
Данный отчет можно использовать. например, по объектам основных средств, по номенклатуре, по договорам и т.д.
Желаю эффективно использовать все виды отчетов в вашей деятельности и быстро находить и исправлять ошибки.
Возврат к списку
Очень многие предприятия заказывают нам консультационные услуги, которые мы можем оказать при подготовке к налоговой проверке.
На что я обращаю внимание в первую очередь, когда прихожу на предприятие, т.е. что бросается в глаза еще до того, как я приступаю к детальной проверке предприятия. Естественно, что я смотрю на оборотно-сальдовую ведомость за год, и вижу те вопросы, которые явно говорят об ошибках, допущенных бухгалтером.
Первое – это не закрытый период. Бывают не закрыты транзитные счета, т.е. может быть отражено сальдо на том счете, который должен обнулиться в конце года (это могут быть доходы или расходы). Это происходит в связи с тем, что бухгалтер после закрытия периода, в конце года в программе 1Спредприятие или другой произвел еще какие-то операции, по окончании которых закрытия периода вновь не было произведено. И, таким образом, на транзитных счетах числятся какие-либо остатки, что является очень грубой ошибкой.
Часто встречается такое, что не закрыто сальдо на счете «000», которое висит годами, при этом бухгалтер не обращает на это внимания. О чем говорит сальдо на этом счете? «000» – это вспомогательный счет, который используется для того, чтобы завести первоначальные остатки в программу 1С. Но если первоначальные остатки заведены неправильно, то сальдо на счёте «000» остается числться, – что также является одной из грубейших ошибок и искажает бухгалтерский учет.
Иногда сальдо на начало дебетовое не равно сальдо на начало кредитовому, т.е. баланс не сходится. Многие бухгалтеры уверяют меня в том, что этого не может быть – баланс всегда должен сходиться, но на моем опыте были предприятия, на которых первоначальное сальдо дебетовое не было равно кредитовому, т.е. в предыдущих периодах была допущена грубая ошибка, которая не была выявлена в свое время.
На что я еще обращаю внимание на первый взгляд, не углубляясь в вопросы по проверке предприятия. Это: нет ли каких-нибудь необычных сальдо на тех счетах, на которых их быть не должно. Например, на таких активных счетах, как касса («Денежные средства в кассе», «Денежные средства на расчётном счете»), не должно быть отрицательного сальдо или
«красного сальдо», как его могут назвать, потому что в предприятии никогда не может быть израсходовано денежных средств больше, чем получено.
Если на предприятии кредитовое сальдо по счету «Денежные средства на банковских счетах», то это также указывает на ошибки. Нужно проанализировать такие счета, как «Денежные средства в пути». Не должно быть сальдо на этом счете, потому что этот счет транзитный и он должен закрываться в тот же день, когда деньги, например, попали из кассы в банк. Т.е. транзитный счет «Денежные средства в пути» может быть использован при передаче денежных средств в банк через инкассаторов и, соответственно, в конце дня он должен обнулиться или закрыться. Также этот транзитный счет может быть использован тогда, когда Вы работаете с валютой и в этом случае после закрытия валютной операции, счет «Денежные средства в пути» так же должен обнулиться (как любой транзитный счет).
Вам нужно обратить внимание: нет ли кредитовых сальдо на других активных счетах, таких как «товары», «сырье и материалы», а также «основные средства». К сожалению, бывают и такие случаи.
Также счет «амортизация основных средств» — необходимо, чтобы амортизация отражалась на нем правильно и стояла по кредиту счета.
Обратите внимание на остатки по счетам «дебиторской» и «кредиторской задолженности». Необходимо проанализировать, есть ли у Вас просроченная кредиторская и дебиторская задолженность. При проверке нужно обратить внимание на счет «Уставный капитал». Посмотреть сколько, согласно учредительным документам, заявлено уставного капитала, сколько внесено, сколько не внесено, т.е. внимательно рассмотреть данный счет (дополнительно оплаченный капитал, дополнительно неоплаченный капитал), весь ли уставный капитал внесен вовремя согласно законодательства данной страны.
Проанализировав оборотно-сальдовую ведомость, можно сделать первоначальные выводы о правильности ведения бухгалтерского учета, даже не заглядывая внутрь и не проверяя более детально и подробно все остальные счета.
Это наиболее часто встречающиеся ошибки, которые можно быстро, «навскидку» найти при первом анализе оборотно-сальдовой ведомости, которую бухгалтер готовит для составления годовой отчетности.
Более детальный разбор бухгалтерского учета мы будем производить во время проверки Вашей отчетности по конкретным участкам и документам.
Одна из самых неприятных ситуаций при работе в программе 1С:Бухгалтерия это появление «красноты» в различных оборотно-сальдовых ведомостях. Очень часто пользователи, впервые столкнувшиеся с такой ошибкой, не знают с чего начать поиск причин ее возникновения и как следствие – путей ее исправления.
Я предлагаю вам рассмотреть такую проблемную ситуацию в оборотно-сальдовой ведомости по счету 10.01. Но у вас она может возникнуть и по 41 счету и по 43. Очень много неприятных моментов связано с аналогичной ошибкой по 60 или 62 счету. Но корень зла у всех один – некорректная работа с субконто.
Что же такое субконто? Информации об этом таинственном термине в интернете можно найти очень много. На всякий случай повторим здесь еще раз. Субконто – это некий аналитический показатель или уточнение, в разрезе которого ведется учет на том или ином счете бухгалтерского учета. Например, если речь идет о счете 60 или 62, то логично, что эти счета необходимо вести в разрезе контрагентов, 10 и 41 счет надо детализировать, т.е. уточнять в разрезе номенклатуры.
В программе 1С:Бухгалтерия у каждого счета в плане счетов указаны субконто. На счете их не может быть более трех:
Вот в этой детализации и надо искать ошибку.
Итак, рассмотрим один небольшой пример. Отработав 2 квартал, бухгалтер формирует ОСВ по счету 10.01, с детализацией по номенклатуре и довольно часто с унынием наблюдает вот такую картину:
Т.е. по одной из номенклатурных позиций сложилась странная ситуация: остатков на начало периода нет. Пришли 25 единиц материала, списано тоже 25 единиц, но программа почему то списывает данную позицию по какой то другой цене, вследствие чего в оборотке по БУ образовалось отрицательное сальдо. Для того, чтобы немного упростить работу с отчетом, сделаем отбор по одной номенклатурной позиции:
Если мы посмотрим в план счетов, то увидим, что у счета 10.01 три субконто: номенклатура, склады и партии, поэтому давайте детализируем ОСВ по всем трем субконто. Для этого перейдем в настройки отчета и на закладке Группировка установим флажки на всех трех показателях:
Сформировав отчет, мы увидим совершенно другую картину:
Т.е. на самом деле при детализации 10 счета мы видим, что в прошлом периоде произошла ошибка и хотя нам казалось что остатков по данной номенклатуре нет, программа видит остатки по поступлению от 31 марта и при списании данного материала в апреле как и положено по методу ФИФО сначала списывает запасы по той партии, которые поступили раньше.
Причины возникновения такой путаницы, как правило, одинаковые – мы часто вынуждены возвращаться в прошлый период, чтобы поправить даты и время документов поступления или списания.
Чаще всего ошибку легко исправить простым перепроведением документов и программа сама выстроит все документы в хронологической последовательности. Для такого простого решения надо просто регулярно анализировать оборотно-сальдовые ведомости по разным счетам в конце квартала или месяца.
Однако иногда бухгалтер обнаруживает ошибку в уже закрытом периоде, менять данные в котором конечно не хотелось бы. Тогда тут к моему великому сожалению, поправить ситуацию можно только операцией введенной вручную. Мои клиенты все знают, что я большой противник ручных проводок, но в данной ситуации без этого не обойтись.
И формировать ручную проводку надо очень аккуратно, внимательно и правильно заполняя все субконто в счетах учета. Итак, в разделе Операции открываем список операций введенных вручную:
Создаем новую операцию, например, 01 апреля и внимательно проставляем счета учета, субконто, количество и сумму операции в соответствии с той ситуацией, которая сложилась в ОСВ:
После этого перепроводим документы текущего периода и переформируем оборотно-сальдовую ведомость. Получается вот такая замечательная картина:
Таким образом, наша ошибка исправлена и никакого сальдо по данной номенклатуре у нас нет.
Итак, для своевременно устранения ошибок и комфортной работы в программе, анализируйте отчеты с максимальной детализацией и тогда программа 1С:Бухгалтерия станет для вас помощником, а не врагом, с которым вы ежедневно сражаетесь.
Работайте в 1С с удовольствием.
С вами была ваш консультант, Виктория Буданова. Спасибо что вы с нами.